Maîtriser la communication par email

Matinée : Les bases de la communication par email

Introduction : Les enjeux de l’email dans le contexte professionnel

• Présentation de la formation et des objectifs
  • Comprendre l’importance d’un email bien rédigé dans la communication interne et externe.
  • Identification des erreurs fréquentes et des conséquences d’une mauvaise communication par email.
• Les fondamentaux d’un email professionnel
  • La structure d’un email efficace : objet, formule de salutation, corps du texte, conclusion et signature.
  • Utiliser des objets d’email percutants pour attirer l’attention.
  • Formules de politesse adaptées à chaque contexte (formel, informel).

Structurer ses emails pour gagner en clarté

• Les bonnes pratiques de la rédaction d’email
  • Rédiger des emails concis tout en incluant les informations essentielles.
  • Savoir aller droit au but sans sacrifier la courtoisie.
  • Utiliser des phrases courtes et un vocabulaire simple pour garantir la compréhension.
• Atelier pratique :
  • Analyse d’exemples d’emails (efficaces et inefficaces).
  • Rédaction d’emails simples à partir de mises en situation professionnelles.

Après-midi : Perfectionner la rédaction et gérer les échanges par email

Adopter le bon ton et style pour chaque situation

• Adapter le ton et le registre au destinataire

  • Différences entre emails formels et informels.
  • Savoir moduler son style en fonction de son interlocuteur (collègue, supérieur, client).

• Gérer les échanges multiples et les réponses groupées

  • Maîtriser l’utilisation des options “Répondre à tous”, “CC” et “BCC” pour une gestion efficace des destinataires.
  • Éviter les échanges inutiles ou répétitifs pour une communication plus fluide.

• Atelier pratique :

  • Exercice de rédaction d’un email en réponse à plusieurs interlocuteurs.
  • Simulation d’un échange d’emails complexe et analyse des résultats.

Techniques pour éviter les malentendus et optimiser l’efficacité des échanges

• La gestion des émotions et des conflits dans les emails
  • Savoir éviter les malentendus : attention au ton et à l’utilisation des majuscules, abréviations, ou smileys.
  • Comment répondre à un email difficile (conflit, malentendu, demande pressante).
• Règles de bonne conduite dans la communication électronique
  • Les bases de l’étiquette (netiquette) dans les échanges par email.
  • Rédiger un email de relance sans paraître insistant.

Optimiser la gestion des emails au quotidien

• S’organiser face à la surcharge d’emails

  • Gérer efficacement sa boîte de réception (classement, tri, priorisation).
  • Automatiser certaines réponses ou actions (réponses automatiques, règles de tri).

• Atelier pratique :

  • Exercice de rédaction d’un email de relance et d’une réponse à un email délicat.
  • Organisation de la boîte de réception et création de règles pour automatiser certaines tâches.

• Conclusion et évaluation
  • Synthèse des acquis de la formation.
  • Élaboration d’un plan d’action individuel pour appliquer les techniques apprises.
  • Evaluation des acquis et des objectifs atteints.
  • Remise des supports pédagogiques et des attestations de formation.

• Suivi post-formation